Có một câu hỏi mà đội ngũ De1 Consultancy nhận được rất thường xuyên từ những khách hàng đang chờ Partner Visa: “Bao giờ visa của em có kết quả?” Đây cũng là câu hỏi khó trả lời nhất, bởi ngay cả Department of Home Affairs (DHA) cũng không thể cam kết trước thời gian xét duyệt cho từng hồ sơ. Mỗi hồ sơ đều có những yếu tố riêng, từ loại visa, tình trạng giấy tờ, khối lượng hồ sơ mà Bộ Nội vụ Úc đang xử lý cho đến những yêu cầu phát sinh trong quá trình xét duyệt. Chính vì vậy, điều khiến nhiều người mệt mỏi không hẳn là phải chờ vài tháng hay vài năm, mà là cảm giác không biết hồ sơ của mình đang ở đâu, có gặp vấn đề gì không và liệu mình có đang bỏ lỡ điều gì quan trọng.
Trong quá trình đồng hành cùng nhiều gia đình Việt tại Úc, De1 nhận thấy cảm xúc này lặp đi lặp lại ở rất nhiều người. Họ đều bắt đầu hành trình với rất nhiều hy vọng. Đó cũng là lý do chúng tôi xây dựng câu chuyện của Linh – một nhân vật hư cấu, được tổng hợp từ những tình huống thường gặp trong quá trình hỗ trợ khách hàng. Câu chuyện không đại diện cho bất kỳ cá nhân nào, nhưng phản ánh khá chân thực tâm lý của nhiều người đang chờ đợi Partner Visa.
Sau khi kết hôn, Linh chuyển đến Sydney để bắt đầu cuộc sống mới cùng chồng. Hồ sơ Partner Visa 820/801 được chuẩn bị cẩn thận và nộp theo đúng quy trình. Những ngày đầu, cô luôn nghĩ rằng chỉ cần vài tháng nữa là mọi việc sẽ hoàn tất. Mỗi sáng trước khi đi làm, cô đều mở ImmiAccount để kiểm tra xem có thông báo mới từ Department of Home Affairs hay không. Mỗi lần điện thoại reo, cô đều hy vọng đó là email liên quan đến hồ sơ. Nhưng rồi thời gian trôi qua, cái Tết đầu tiên tại Úc cũng đến mà tình trạng hồ sơ vẫn không thay đổi.
Đêm giao thừa năm ấy, chồng Linh làm ca tối. Cô ngồi một mình trong căn hộ nhỏ, chờ đúng thời điểm Việt Nam bước sang năm mới để gọi video về cho bố mẹ. Ở đầu dây bên kia là tiếng cười nói rộn ràng, mâm cơm tất niên và không khí đoàn viên quen thuộc. Còn ở Sydney, mọi thứ vẫn diễn ra như một ngày bình thường. Sau cuộc gọi, cô lại mở ImmiAccount. Không có cập nhật mới. Cảm giác hụt hẫng khi đó không phải vì visa chưa được cấp, mà vì cô không biết liệu sự im lặng ấy có đồng nghĩa với việc hồ sơ đang gặp vấn đề hay không.
Đó cũng là thời điểm nhiều khách hàng tìm đến De1. Điều đầu tiên họ muốn nghe không phải là lời hứa về một mốc thời gian cụ thể, mà là câu trả lời cho câu hỏi: “Hồ sơ của em có ổn không?” Và cũng chính lúc ấy, điều De1 luôn ưu tiên không phải là dự đoán khi nào visa sẽ được cấp, bởi đó là điều không ai có thể cam kết. Thay vào đó, đội ngũ tư vấn sẽ cùng khách hàng rà soát lại toàn bộ hồ sơ, kiểm tra xem Department of Home Affairs đã tiếp nhận đầy đủ tài liệu hay chưa, có yêu cầu bổ sung nào chưa được phản hồi hay không, thông tin cá nhân có cần cập nhật hay có bất kỳ yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt. Nếu tất cả đều đang diễn ra bình thường, chúng tôi sẽ nói với khách hàng một điều rất đơn giản: “Hồ sơ của bạn vẫn đang được xử lý theo đúng quy trình.”
Nghe có vẻ chỉ là một câu nói ngắn, nhưng với nhiều người đang chờ visa, đó lại là sự yên tâm rất lớn. Họ biết rằng hồ sơ của mình không bị bỏ quên, không có yêu cầu bổ sung nào đang chờ xử lý và cũng không bỏ lỡ bất kỳ thông báo quan trọng nào từ Department of Home Affairs. Thực tế, trong quá trình xét duyệt Partner Visa, có những khoảng thời gian rất dài mà không có bất kỳ cập nhật nào. Điều đó không đồng nghĩa với việc hồ sơ gặp vấn đề. Đơn giản là Department of Home Affairs vẫn đang xử lý theo quy trình của họ.
Khi cái Tết thứ hai rồi cái Tết thứ ba lần lượt trôi qua, Linh không còn mở ImmiAccount nhiều lần mỗi ngày nữa. Cô bắt đầu tập trung nhiều hơn vào công việc, cuộc sống và những kế hoạch dài hạn cùng gia đình. Mỗi khi cần kiểm tra tiến độ, cô đều có người hỗ trợ giải thích tình trạng hồ sơ và những việc cần làm tiếp theo nếu có. Điều khiến cô cảm thấy nhẹ lòng không phải vì visa được cấp nhanh hơn, mà vì biết rằng hồ sơ của mình vẫn đang đi đúng hướng.
Qua nhiều năm tư vấn, De1 nhận thấy có một hiểu lầm khá phổ biến trong cộng đồng người Việt tại Úc. Không ít người cho rằng nếu hồ sơ của người quen được cấp trong vài tháng thì hồ sơ của mình cũng sẽ như vậy. Ngược lại, khi thời gian chờ kéo dài hơn dự kiến, họ lập tức nghĩ rằng hồ sơ đang có vấn đề. Trên thực tế, mỗi hồ sơ Partner Visa đều được đánh giá dựa trên những yếu tố rất riêng và thời gian xử lý có thể khác nhau đáng kể. Vì vậy, việc so sánh hồ sơ của mình với người khác thường chỉ khiến áp lực tăng lên mà không phản ánh đúng tình trạng thực tế.
Điều mà De1 luôn chia sẻ với khách hàng là hãy tập trung vào những gì mình có thể chủ động. Một bộ hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu, các thông tin được cập nhật kịp thời khi có thay đổi và việc theo dõi tiến độ thường xuyên sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ phát sinh chậm trễ không cần thiết. Chúng tôi không thể rút ngắn thời gian xét duyệt của Department of Home Affairs, nhưng có thể giúp khách hàng hạn chế những rủi ro xuất phát từ việc thiếu giấy tờ, phản hồi chậm hoặc bỏ sót yêu cầu bổ sung.
Đối với De1 Consultancy, việc đồng hành cùng khách hàng không kết thúc ở ngày nhấn nút nộp hồ sơ. Đó mới chỉ là điểm bắt đầu của một hành trình có thể kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm. Trong khoảng thời gian ấy, điều khách hàng cần không chỉ là một đơn vị làm hồ sơ, mà còn là một người đồng hành có thể giải thích quy trình, cập nhật thông tin, trả lời những băn khoăn và giúp họ hiểu rằng mình đang ở giai đoạn nào của quá trình xét duyệt. Có những lần cập nhật chỉ đơn giản là “Department of Home Affairs vẫn đang xử lý hồ sơ”, nhưng đôi khi chính những thông tin tưởng như rất nhỏ ấy lại giúp người chờ Visa vững tâm hơn rất nhiều.
Nếu bạn cũng đang chuẩn bị hoặc chờ kết quả Partner Visa, đừng ngần ngại tìm hiểu kỹ về tình trạng hồ sơ của mình thay vì chỉ đếm từng ngày chờ đợi. Mỗi hồ sơ đều có một hành trình riêng và điều quan trọng nhất không phải là hồ sơ của người khác được cấp nhanh đến đâu, mà là hồ sơ của bạn đang được chuẩn bị đúng, theo dõi đúng và luôn sẵn sàng khi Department of Home Affairs đưa ra quyết định.
