Đối với nhiều học sinh và phụ huynh, thời điểm chuyển học phí sang trường tại Úc thường được xem là cột mốc quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị du học. Không ít người cho rằng chỉ cần trường xác nhận đã nhận học phí thì Confirmation of Enrolment (CoE) sẽ được phát hành ngay sau đó để tiến hành nộp Visa 500.
Chính vì vậy, khi đã hoàn tất việc thanh toán nhưng nhiều ngày trôi qua vẫn chưa nhận được CoE, tâm lý lo lắng gần như xuất hiện ở hầu hết các gia đình. Những câu hỏi như “Có phải trường chưa nhận được tiền?”, “Hồ sơ của mình có bị thiếu giấy tờ không?”, “Liệu có ảnh hưởng đến việc xin visa không?” là điều De1 Consultancy nhận được gần như mỗi ngày, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm chuẩn bị cho kỳ nhập học tháng 2 và tháng 7.
Điều đầu tiên cần hiểu là đóng học phí và phát hành CoE là hai quy trình hoàn toàn khác nhau.
Nhiều người vô tình xem việc chuyển học phí là bước cuối cùng trước khi nhận CoE, nhưng trên thực tế, đối với hầu hết các trường tại Úc, học phí chỉ là một trong những điều kiện để trường bắt đầu quy trình phát hành xác nhận nhập học. Sau khi khoản thanh toán được ghi nhận, bộ phận Admissions vẫn cần đối chiếu nhiều thông tin khác trước khi có thể cấp CoE chính thức.
Tùy theo quy định của từng trường, hồ sơ có thể tiếp tục được kiểm tra về điều kiện học thuật, trình độ tiếng Anh, việc đáp ứng các điều kiện ghi trong Offer Letter, cũng như tình trạng bảo hiểm OSHC và các yêu cầu nội bộ khác. Chỉ khi toàn bộ các điều kiện này được xác nhận đầy đủ, CoE mới được phát hành.
Đó là lý do vì sao có những trường chỉ mất một hoặc hai ngày làm việc để gửi CoE, nhưng cũng có những trường cần từ một đến hai tuần, thậm chí lâu hơn trong mùa cao điểm khi lượng hồ sơ quốc tế tăng mạnh.
Vì vậy, việc chưa nhận được CoE ngay sau khi đóng học phí chưa phải là dấu hiệu cho thấy hồ sơ đang gặp vấn đề. Điều đáng quan tâm hơn là khoảng thời gian chờ đợi đó có nằm trong quy trình bình thường của trường hay không.
Trong thực tế, De1 từng hỗ trợ nhiều trường hợp mà học sinh nghĩ rằng hồ sơ của mình “bị treo”, nhưng nguyên nhân chỉ đơn giản là trường đang xử lý lượng lớn hồ sơ hoặc đang chờ xác nhận từ một bộ phận khác. Ngược lại, cũng có những trường hợp việc phát hành CoE bị chậm vì trường phát hiện còn thiếu một tài liệu nhỏ hoặc cần xác minh thêm một thông tin mà học sinh chưa để ý.
Nếu không chủ động theo dõi, khoảng thời gian chờ này có thể kéo theo nhiều ảnh hưởng hơn mọi người tưởng.
CoE là tài liệu bắt buộc để nộp Visa Student Subclass 500. Khi CoE bị chậm, toàn bộ kế hoạch nộp visa cũng sẽ phải lùi lại. Trong trường hợp ngày khai giảng đang đến gần, người học có thể rơi vào tình huống phải gấp rút hoàn thiện hồ sơ, ảnh hưởng đến thời gian xét visa, kế hoạch đặt vé máy bay và cả thời điểm bảo hiểm OSHC bắt đầu có hiệu lực.
Đặc biệt, đối với những kỳ nhập học có lượng hồ sơ lớn như tháng 2 hằng năm, chỉ cần chậm vài tuần cũng có thể khiến kế hoạch du học bị đảo lộn nếu không được theo dõi sát.
Đó là lý do De1 luôn khuyến nghị khách hàng không nên chỉ chuyển học phí rồi chờ đợi một cách thụ động. Nếu sau khoảng hai tuần làm việc kể từ khi trường xác nhận đã nhận học phí mà vẫn chưa có CoE hoặc chưa nhận được bất kỳ cập nhật nào về hồ sơ, bạn nên chủ động liên hệ với bộ phận Admissions để kiểm tra tiến độ xử lý. Trong quá trình này, hãy lưu giữ đầy đủ biên lai chuyển khoản, email xác nhận thanh toán và toàn bộ trao đổi với trường để thuận tiện đối chiếu nếu cần.
Việc chủ động theo dõi không chỉ giúp phát hiện sớm những thiếu sót trong hồ sơ mà còn giúp bạn có thêm thời gian điều chỉnh kế hoạch xin visa nếu phát sinh thay đổi ngoài dự kiến.
Tại De1 Consultancy, chúng tôi không chỉ hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ trước khi nộp mà còn đồng hành trong suốt quá trình trường xử lý hồ sơ. Với những trường hợp CoE phát hành chậm bất thường, đội ngũ tư vấn sẽ trực tiếp làm việc với trường để cập nhật nguyên nhân, theo dõi tiến độ và hỗ trợ khách hàng xử lý nếu phát sinh yêu cầu bổ sung. Điều này giúp hạn chế tối đa những rủi ro có thể ảnh hưởng đến kế hoạch nộp Visa 500 và thời gian nhập học.
Có thể khẳng định rằng, đã đóng học phí nhưng chưa có CoE không đồng nghĩa với việc hồ sơ của bạn đang gặp vấn đề. Điều quan trọng là hiểu rõ quy trình của từng trường, theo dõi tiến độ xử lý và có sự hỗ trợ kịp thời khi thời gian chờ vượt quá thông lệ. Một sự chủ động nhỏ ở giai đoạn này có thể giúp bạn tránh được rất nhiều áp lực khi thời điểm nhập học đang đến gần.
Lưu ý: Bài viết mang tính chất tham khảo dựa trên quy trình tuyển sinh phổ biến của các cơ sở giáo dục tại Úc tại thời điểm biên soạn. Quy trình phát hành CoE có thể khác nhau giữa từng trường.
Việc cấp Visa Student Subclass 500 thuộc thẩm quyền xem xét và quyết định của Bộ Nội vụ Úc (Department of Home Affairs – DHA).
